Zeitmanagement – Was ist das?

Deine To Do Liste wird immer länger, jedes mal wenn du dich hinsetzt um endlich produktiv zu sein, kommt etwas dazwischen. Mails, Anrufe etc. Abends sitzt du dann da und fügst mehr To Dos zu deiner Liste hinzu als du streichen kannst. Du kommst bei der Arbeit nicht hinterher, dein Studium leidet darunter, und dein Privatleben, wenn denn Zeit dafür ist, läuft auch nicht so wie du möchtest. Erkennst du dich wieder? Falls nicht, dann hast du für dich schon ein gutes Zeitmanagement gefunden, freut mich sehr, und vielleicht magst du deine Methoden in den Kommentaren teilen. Falls der Text aber dich beschrieben hat, dann ist dieser Beitrag für dich!

Ich erkläre dir, was dieses „Zeitmanagement“ überhaupt ist, welche Zeitmanagement Methoden es gibt und wie du das ganze für dich in deinem Leben umgesetzt bekommst und zwar sofort

Was ist Zeitmanagement?

Der Begriff ist tatsachlich etwas irreführend, da man die Zeit selbst nicht managen kann, sie ist immer gleich und jeden Tag stehen dir nur 24 Stunden zur Verfügung. Das aber auch das nur theoretisch, denn Dinge wie schlafen und andere feste Punkte in deinem Leben reduzieren diese 24 Stunden schon genug. Aber genau das ist der Punkt, denn dir muss bewusst sein, dass du am Tag eben nur diese bestimmte Menge an Zeit hast, was du managen musst ist, wie du sie nutzt!

Das Hauptproblem ist nicht, dass wir zu wenig Zeit hätten, sondern die Zeit die wir nicht nutzen!

Also fang an deine Aufgaben zu managen um mehr von der begrenzten Zeit zu nutzen ohne Dich dabei völlig zu verausgaben.

Methoden Zeitmanagement

Es gibt einige Methoden um sein Zeitmanagement zu optimieren, einige wirst du sicher schonmal irgendwo aufgeschnappt haben, vielleicht nutzt du sogar ein paar, nur wahrscheinlich nicht alle oder vielleicht auch nicht im vollem Umfang. Aber nichts kann zu 100% funktionieren, wenn du es nicht zu 100% angepasst hast. Wenn du nichts änderst, ändert sich nichts, ganz einfach. Aber wie fängst du jetzt an? Ich zeige dir gleich die gängigsten Methoden für ein Erfolgreiches Zeitmanagement, umsetzten musst DU sie.

Deadlines setzen

Du hast das Gefühl, du hängst in der Luft, du kommst nicht voran? Wir arbeiten um einiges besser, wenn Deadlines hinter einer Aufgabe stehen. Bei der Arbeit ist es meistens so, dass schon Deadlines vorhanden sind, aber auch nicht bei jedem. Wenn du Aufgaben ohne Deadline hast, dann setzte dir selbst welche und zwar realistisch. Du bist der Boss von deinem Leben, also halte Dich auch an deine Deadlines. Im Studium, grade im Fernstudium, hat man nur selten Deadlines, setzte dir welche. Entscheide bis wann du Modul xy durch haben möchtest, setzte z.B. den Klausur Termin an. Bei privaten Projekten ebenso. Du kannst alles mit einer Deadline versehen und somit dieses Gefühl von in der Luft hängen verringern.

Eisenhower Matrix

Hast du schonmal davon gehört? Klingt kompliziert, ist es aber gar nicht. Du kannst nicht alles alleine schaffen, und das musst du auch gar nicht. Etwas wo du nicht zu 100% hinter stehst wirst du nie vollständig und zeitnah erledigt bekommen, bzw. es wird Dich sehr wahrscheinlich ausbremsen. Lösung: delegiere diese Aufgaben.
Die Methode hierfür: die Eisenhower Matrix. Hiermit kannst du deine Aufgaben in Kategorien einteilen, und somit Prioritäten setzen.

Mono- statt Multitasking

Viele sagen von sich selbst, und zu dieser Gruppe habe ich auch sehr lange gehört, das Multitasking kein Problem sei, und man trotzdem Effektiv arbeiten könne. Aber dies ist schlichtweg falsch und sogar durch einige Studien nachgewiesen. Du arbeitest nur wirklich effektiv wenn du dich auf eine, statt auf mehrere Dinge fokussierst.

Hier findest du einen guten Denkanstoß von Janine-Bianca, Coachin für optimierte Organisation, auf Instagram zu diesem Thema.

Falls ich dich noch nicht überzeugt habe, ich kann es verstehen, denn mir ging es leider auch viel zu lange so, hat mich persönlich dieses Video (Youtube) davon überzeugt, dass ich doch nicht so Multitasking fähig bin, wie ich dachte.

Kleine Teilaufgaben statt das große Ganze

Bei manchen Aufgaben hat man das Gefühl, man steht vor einem riesigen, unbezwingbaren Berg und das bremst einen aus und nimmt einem die Motivation. Auch hierfür gibt es eine Lösung: Breche diese Aufgabe in viele kleine runter. Diese kleinen Aufgaben sind viel einfacher zu bewältigen und vor allem auch in einem absehbaren Zeitraum, und am Ende hast du mit jeder Aufgabe die du geschafft hast, die Spitze des Berges ein wenig mehr erreicht. Hierbei kannst du z.B. die Smart-Methode anwenden. Falls du diese noch nicht kennst, auch diese werde ich dir bald vorstellen.

Mach dir einen Plan

Du bist den ganzen Tag beschäftigt, aber am Ende des Tages hast du das Gefühl doch nicht wirklich was erreicht zu haben, nicht vorwärts gekommen zu sein und du warst nicht produktiv? Das Gefühl kennen wir alle! Mach dir einen Plan, arbeite mit Tages- Wochen- oder Monatsplänen und teile dir deine Zeit fest ein. Blocke dir Zeiten an denen du etwas machen möchtest, aber plane auch Puffer mit ein. Plane auch deine Pausen ein. Wenn du etwas für das Studium tun möchtest, dann blocke dir diese Zeit, behandle deine Aufgaben, als würdest du deine Arbeitszeiten in den Kalender eintragen.

Prioritäten statt Prokastination

Setze Prioritäten (z.B. mit Hilfe der Eisenhower Matrix), denn nicht jede Aufgabe muss erledigt werden, und schon gar nicht alle sofort.
Probiere die 40-30-20-10 Regel

• 40% der Zeit für die wichtigsten Aufgaben
• 30% für die zweit wichtigsten
• 20% für die dritt wichtigsten
• 10% für alles andere

Mit dieser Methode teilst du dir deine zur Verfügung stehende Zeit optimal ein, bedenke aber das dies Richtwerte sind um ein Gefühl für die Zeit und die richtige Priorisierung zu bekommen.

Ablenkungen ausschalten

Kommst du grade von Instagram oder einer anderen Social Media Plattform und warst grade am durchscrollen? Wie oft hast du das heute schon gemacht? Es ist okay auf den Plattformen unterwegs zu sein, aber ich glaube ich liege nicht falsch, wenn ich behaupte, dass du dies immer wieder zwischen durch machst. Das auch gerne mehrmals am Tag. Wenn du ein besseres Zeitmanagement möchtest, hör damit auf! Dein Handy oder andere Medien lenken dich ab!

Plane dir feste Zeiten ein an denen du Produktiv an einer Sache arbeitest und kapsle dich in dieser Zeit von allem anderem ab. Leg dein Handy weg, schalte es auf stumm oder in den Flugmodus. Nutze, wenn es dir schwer fällt, den Konzentrationsmodus, den viele Handys besitzen oder Pflanze z.B. in Forest einen Baum. Mit Forest (einer Konzentration´s App) kannst du ebenfalls alle Ablenkungen eliminieren und auch mit anderen gemeinsam „pflanzen“.

Ich persönlich nutze diese App täglich und pflanze meistens mit anderen gemeinsam. Wenn du auch mit anderen gemeinsam pflanzen möchtest, auf unserem Discord Server „Studentensofa“, gibt es einen ganzen Channel nur zu Forest, in dem du alles findest was du über Forest wissen musst und auch ständig gemeinsame Forest Sessions gestartet werden. 

Schaffe Routinen

Wie sieht dein Tagesablauf aus? Chaotisch, ohne feste Struktur? Das kostet dich Zeit! Schaffe Routinen, z.B. Morgens einen festen Ablauf, dann Zeit für Projekt xy, dann feste Zeiten für z.B. die Mails checken (Dazu noch ein kleiner Tipp: gucke maximal 3 mal am Tag in deine Mails, und nimm dir pro Tag eine feste Zeitspanne vor um diese zu bearbeiten). Dadurch sparst du Zeit, du baust quasi einen leichten Druck auf (Deadlines) und irgendwann wird das ganze auch zur Gewohnheit.

Schreibe Dinge auf

Wenn dir etwas in den Kopf kommt, schreibe es auf. Wenn du einen Termin vereinbarst, schreibe ihn auf. Schreibe einfach alles auf, egal ob Gedankengang, Ideen oder Termine. Ich persönlich hab immer ein Notizbuch griffbereit in dem ich erstmal alles rein schreibe, ohne System, einfach auf Papier. Abends sortiere ich dann Dinge die mit Terminen verbunden sind in meinen Kalendern, andere Notizen ordne ich vielleicht Projekten zu und anderes kann ich vielleicht auch wieder streichen.
Indem du Dinge aufschreibst, sparst du Zeit, stärkst dein Gedächtnis, wirst zuverlässiger und bist besser organisiert.

Realismus

Bei der ganzen Sache darfst du aber nicht vergessen dir deine Zeit realistisch einzuplanen. Es kann immer etwas dazwischen kommen, sei es eine Autopanne die deinen gesamten Tagesplan verschiebt, oder du wirst krank und alles verschiebt sich langfristig. Plane immer Pufferzeiten mit ein, damit ein Störfaktor nicht deine ganzen Pläne über den Haufen wirft.

Fazit

Merkst du das sich hier einiges wiederholt und aufeinander aufbaut? Zeit zu managen bedeutet nicht, sich ein paar dieser Methoden rauszupicken und zu erwarten, das jetzt auf einmal alles besser läuft. So funktioniert es leider nicht. Zeitmanagement ist ein Gesamtpaket und erfordert Arbeit und nicht alles davon ist leicht.
Aber ich kann dir aus eigener Erfahrung sagen, dass es sich lohnt! Und das sagt dir jemand, die früher keinen Kalender oder ähnliches besessen hat, immer! den ganzen Tag beschäftigt war und doch nicht wirklich was geschafft hat.
Ich persönlich setzte auch noch nicht alles zu 100% um, aber schon einen großen Teil und ich bin gespannt was ich noch erreichen kann, wenn ich bei den 100% angekommen bin.